Policy sulla Protezione dei Dati

Associazione europea dei produttori di diisocianati e polioli (ISOPA)

Associazione internazionale senza scopo di lucro

Sede legale in Rue Belliard 65, B-1040 Etterbeek, Belgio

Partita IVA numero BE0649.434.695, RPM Bruxelles

 

(L‚”Associazione”)

 

 

       Qual è lo scopo del presente documento?

L‘Associazione si impegna a proteggere la riservatezza e la sicurezza delle vostre informazioni personali.

La presente informativa sulla privacy descrive come raccogliamo e utilizziamo i dati personali che vi riguardano. L‘Associazione tratterà i dati personali solo in modo conforme con la legislazione applicabile sulla protezione dei dati.

Rispetteremo la vostra privacy e tratteremo i vostri dati personali solo nella misura necessaria  ad eseguire il nostro incarico in Vostro favore. Ci impegniamo a garantire che le informazioni che trattiamo siano accurate, pertinenti, adeguate e non eccessive.

1. Principi di protezione dei dati

Rispetteremo la normativa sulla protezione dei dati. Ciò significa che le vostre informazioni personali in nostro possesso devono,

1. essere utilizzate in modo lecito, corretto e trasparente.
2. essere raccolte solo per finalità specifiche, esplicite e lecite che dobbiamo avervi chiaramente spiegato e non devono essere utilizzate in modo incompatibile con tali finalità.
3. essere relative alle finalità di cui vi abbiamo informato ed essere limitate a tali finalità.
4. essere accurate e mantenute aggiornate.
5. conservate solo per il tempo necessario alle finalità che abbiamo indicato.
6. essere conservate in modo sicuro.

 

2. Potremmo raccogliere, conservare e utilizzare le seguenti categorie di vostri dati personali:

• nome e cognome
• iniziali
• occupazione, ruolo
• datore di lavoro
• e-mail
• residenza
• data di nascita
• firma
• numero della licenza del programma di formazione per conducenti ISOPA e periodo di validità
• punteggio dell’esame del programma di formazione conducenti
• partecipazione al programma di formazione conducenti, data e luogo
• ‘altri dati che ci avete fornito

 

1. Come vengono raccolti i vostri dati personali?

Generalmente raccogliamo dati personali da:

• Aziende membri di ISOPA;
• Rappresentanti delle aziende membri di ISOPA;
• Altri rappresentanti, esperti, fornitori di servizi e persone in contatto con ISOPA;
• Abbonamenti alle comunicazioni/newsletters/servizi di informazione ISOPA‘;
• Iscrizioni a eventi o iniziative organizzate, promosse o sostenute da ISOPA;
• Liste di partecipazione al programma di formazione conducenti ISOPA;
• Formatori di conducenti;
• ‘‘‘Da altre fonti.

Inoltre, raccogliamo le informazioni che ci avete fornito spontaneamente inviandoci corrispondenza via e-mail, posta o altri mezzi, visitando e utilizzando il nostro sito web e i nostri servizi intranet e di notizie, lasciando i vostri biglietti da visita o fornendoci altrimenti informazioni.

 

1. Chi ha accesso ai vostri dati personali?

I dipendenti, gli amministratori di ISOPA ed i suoi responsabili del trattamento dati avranno accesso ai vostri dati personali. Gli stessi utilizzeranno tale accesso solo se necessario e solo per le finalità indicate.

In casi eccezionali, altre persone potranno accedere ai vostri dati personali (vedi sotto “Condivisione dei dati”).

 

1. Come useremo le vostre informazioni personali

Utilizzeremo i vostri dati personali solo se avremo  una base giuridica per farlo. Nella maggior parte dei casi, useremo i vostri dati personali nelle seguenti circostanze:

1. Se dobbiamo rispettare un obbligo di legge;
2. Se è necessario per i nostri interessi legittimi;
3. Per adempiere a un obbligo contrattuale;
4. Se avete dato il vostro consenso al trattamento dei dati;
5. Potremmo altresì trattare i vostri dati personali nelle seguenti circostanze, che è probabile che siano rare:
   • Se avessimo bisogno di proteggere i vostri interessi (o quelli di qualcun altro), per esempio se qualcuno avesse erroneamente duplicato o usato la vostra licenza conducente (rilasciata come parte del programma formazione conducenti ISOPA);
   • Se fosse nell’interesse pubblico o necessario per scopi ufficiali, ad esempio in caso di frode o uso di un’identità falsa.

1. Situazioni in cui utilizzeremo i vostri dati personali

Le situazioni in cui tratteremo i vostri dati personali sono elencate di seguito:

• Organizzazione di eventi o iniziative ospitate, promosse o sostenute daISOPA
• Comunicazione sulle attività, iniziative, politiche e posizioni di ISOPA
• Corrispondenza, notizie e newsletter
• Rispetto degli obblighi di salute e sicurezza
• Con specifico riferimento al programma di formazione conducenti ISOPA:
  • Trattamento delle informazioni per determinare se un conducente ha partecipato al programma di formazione;
  • Emissione licenza conducenti ISOPA per quei conducenti che abbiano positivamente superato il programma formazione conducenti ISOPA;
  • Gestione, amministrazione, revisione e controllo delle licenze conducenti ISOPA
  • Follow-up dei casi di frode.

1. Se non vengono fornite informazioni personali

Se non ci forniste alcune informazioni, potremmo non essere in grado di fornire i nostri servizi e svolgere le nostre attività. Non richiediamo informazioni che non siano strettamente necessarie per le finalità indicate.

1. Modifica delle finalità

Utilizzeremo i vostri dati personali solo per le finalità per le quali li abbiamo raccolti, a meno che non riteniamo ragionevolmente di doverli utilizzare per un altro scopo e che tale scopo sia compatibile con la finalità originaria. Se avremo bisogno di utilizzare i vostri dati personali per una diversa a finalità, vi informeremo e spiegheremo la base giuridica che ci permette di farlo.

Si prega di notare che possiamo trattare i vostri dati personali senza la vostra conoscenza o consenso, in conformità con le regole di cui sopra, se richiesto o consentito dalla legge.

1. Condivisione dei dati

Potremmo aver bisogno di condividere i vostri dati con terze parti, inclusi terzi fornitori di servizi. Richiediamo ai terzi di rispettare la sicurezza dei vostri dati e di trattarli in conformità con la legge sulla protezione dei dati.

 

      9.1 Perché potremmo condividere i vostri dati personali con terzi?

Potremmo condividere i vostri dati personali con terzi se richiesto dalla legge, se fosse necessario per la gestione del rapporto con voi o se avessimo un altro interesse legittimo.

     9.2 Quali terzi fornitori di servizi trattano i vostri dati personali?

“Terze parti” include anche i terzi fornitori di servizi (compresi gli appaltatori e agenti incaricati).

I seguenti trattamenti sono effettuati da terzi fornitori di servizi per conto di ISOPA:

• Servizi IT forniti da fornitori di servizi IT;
• Servizi amministrativi e servizi per proteggere lo stato giuridico di ISOPA da parte di fornitori di servizi legali, contabili e amministrativi;

• Con specifico riferimento al programma di formazione conducenti ISOPA: raccolta dati personali nel corso ed al termine delle sessioni di formazione con i formatori dei conducenti.

 

Potremmo condividere i vostri dati personali con altri terzi, ad esempio per lo sviluppo e la manutenzione del nostro database. Potremmo anche aver bisogno di condividere i vostri dati personali con un’autorità di vigilanza o per adempiere in altro modo ad obblighi di legge.

 

1. Sicurezza dei dati

Abbiamo adottato delle misure per proteggere la sicurezza dei vostri dati. I terzi elaboreranno i vostri dati personali solo su nostre istruzioni e se avranno accettato di trattare i dati in via riservata e conservarli in modo sicuro.

Abbiamo adottato misure di sicurezza adeguate a prevenire la perdita accidentale, l’uso o l’accesso non autorizzato, l’alterazione o la divulgazione delle vostre informazioni personali. Inoltre, limitiamo l’accesso alle vostre informazioni personali a quei dipendenti, agenti, appaltatori e altre terze parti che hanno bisogno di conoscere tali informazioni per motivi di lavoro. Essi tratteranno i vostri dati personali solo su nostre istruzioni e sono tenuti alla riservatezza.

Abbiamo adottato delle procedure per gestire le sospette violazioni nella sicurezza dei dati e notificheremo a voi e a qualsiasi autorità di vigilanza pertinente una sospetta violazione ove tenuti a farlo per legge.

1. Tutti i nostri fornitori terzi sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate per proteggere i vostri dati personali in conformità con le nostre politiche. Non permettiamo ai nostri fornitori terzi di utilizzare i vostri dati personali per i loro scopi. Permettiamo loro di trattare i vostri dati personali solo per finalità specifiche e in conformità con le nostre istruzioni.Per quanto tempo conserveremo i vostri dati?

Conserveremo i vostri dati personali solo per il tempo necessario ad adempiere alle finalità per le quali li abbiamo raccolti, compreso il rispetto degli obblighi di legge, contabili o di reporting. Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il rischio potenziale di danno derivante dall’uso o dalla divulgazione non autorizzata dei vostri dati personali, le finalità per cui trattiamo i vostri dati personali e se possiamo raggiungere tali finalità con altri mezzi, e gli obblighi di legge applicabili.

 

1. I vostri diritti e obblighi

È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate e aggiornate. Vi preghiamo di tenerci informati se i vostri dati personali cambieranno durante l’utilizzo della vostra licenza di conducente.

Avrete il diritto di:

• Richiedere l’accesso ai vostri dati personali.
• Richiedere la rettifica dei dati personali in nostro possesso che vi riguardano.
• Richiedere la cancellazione dei vostri dati personali. Questo vi autorizza a chiederci di cancellare o rimuovere i dati personali se non c’è una buona ragione per continuare a trattarli. La cancellazione dei dati potrebbe comportare che non saremo più in grado di fornire i nostri servizi.
• Opporvi al trattamento dei vostri dati personali se ci basiamo un interesse legittimo.
• richiedere la limitazione del trattamento dei vostri dati personali.
• richiedere il trasferimento dei vostri dati personali a un’altra parte se il trattamento si basa sul consenso o sull’adempimento di un obbligo contrattuale o viene effettuato con procedure automatizzate.

Se desiderate esercitare questi diritti, contattate per iscritto il responsabile della protezione dei dati (vedi sotto per i dettagli). Non dovrete pagare alcun corrispettivo per accedere ai vostri dati personali (o esercitare qualsiasi altro diritto). Tuttavia, potremmo addebitarvi un corrispettivo ragionevole qualora la vostra richiesta di accesso ai vostri dati fosse manifestamente infondata o indebitamente onerosa per noi. In caso contrario, potremmo rifiutarci di adempiere alla vostra richiesta in tali circostanze.

Potremmo aver bisogno di richiedervi alcune informazioni specifiche per confermare la vostra identità e per garantire il vostro diritto di accesso alle informazioni (o per esercitare qualunque altro vostro diritto). Questa è un’altra ragionevole misura di sicurezza per assicurarvi che le informazioni personali non siano divulgate a qualcuno che non abbia il diritto di riceverle.

 

1. Responsabile della protezione dei dati

Abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO) per monitorare il rispetto della presente informativa sulla privacy. Se avete domande sulla presente informativa sulla privacy o sul trattamento dei vostri dati personali, vogliate contattare il segretario generale di ISOPA ai seguenti recapiti:

 

ISOPA AISBL

All’attenzione del Segretario Generale,

Rue Belliard 65,

B-1040 Etterbeek, Belgio,

main@isopa.org

Tel: + 32 2 786 35 53

 

Fatto salvo qualsiasi altro ricorso amministrativo o giudiziario, avete il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo, in particolare nel paese della vostra residenza abituale, del vostro luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione, se ritenete che il trattamento dei dati personali che vi riguardano violi i vostri diritti ai sensi delle norme applicabili sulla protezione dei dati.

 

1. Modifiche alla presente informativa sulla protezione dei dati

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento, e vi forniremo una nuova informativa sulla privacy in caso di aggiornamenti sostanziali qualora ci forniate le vostre informazioni di contatto.